Часто работодатель сталкивается с задачей разработать нормативы численности, оценить загрузку персонала или понять, какие именно обязанности/процессы выполняет тот или иной исполнитель. В этом случае можно использовать фотографию рабочего времени. В частности, этот способ поможет определить фактический баланс затрат рабочего времени, распределить эти затраты по категориям, выявить непроизводительные затраты и потери рабочего времени, установить их причины и причины невыполнения норм, а также разработать нормальный режим рабочего дня. Особенно полезен этот инструмент для наблюдения за работой «белых воротничков».
Фото рабочего дня представляет собой наблюдение, измерение и последовательную запись всех без исключения затрат рабочего времени в течение наблюдаемого периода (чаще всего, всей рабочей смены). Различают индивидуальную фотографию рабочего времени - объектом является одна рабочая единица (сотрудник), и групповую фотографию – несколько сотрудников. Независимо от ее разновидностей проведение фотографии рабочего времени складывается из следующих этапов:
Для проведения фотографии применяются специальные бланки – фотокарты. Это, как правило, лист А4, заполненный с обеих сторон, куда вносятся данные о дате проведения наблюдения, наблюдаемом процессе и сотруднике и непосредственно замеры времени.
1) Подготовка к проведению наблюдений. Накануне проведения фотографии необходимо:
● Выбрать объект наблюдений в соответствии с целью и задачами фотографии. Объектами наблюдения являются сотрудники, постоянно закреплённые за сотрудником (-ками) место и оборудование, на котором заняты эти сотрудники. Для успешного проведения фотографии необходимо ознакомить исполнителей работы (персонал) с целью предстоящего наблюдения.
● Ознакомиться с условиями на данном рабочем месте (установленной технологией, параметрами работы оборудования, применяемой технологической оснасткой, организацией и обслуживанием рабочего места) и исполнителями работы.
● Заполнить лицевую сторону фотокарты.
● Определить степень дифференциации рабочего времени при наблюдении, т.е. установить элементы затрат времени, подлежащие суммарной (укрупненной) или раздельной фиксации в зависимости от цели фотографии.
2) Непосредственное фотографирование. Проведение фотографии осуществляется путем наблюдения, измерения и последовательной записи в наблюдательный лист фотокарты всех без исключения затрат времени.
В день проведения фотографии за 15-20 мин. до начала наблюдения наблюдатель непосредственно на рабочем месте проверяет данные, занесенные им накануне в фотокарту. Одновременно наблюдатель выбирает удобное для наблюдения место, с которого видны все действия сотрудника. Наблюдение начинается с момента начала работы исполнителя, независимо от того совпало оно с началом смены или нет. Наблюдение не прерывается, если исполнитель продолжает работать в обеденный перерыв или после окончания смены.
В процессе проведения фотографии наблюдатель не должен давать исполнителям каких-либо указаний, отвлекать их внимание и мешать выполнению заданной работы.
Запись наблюдаемых элементов (затрат времени) не должна вестись механически. Все действия исполнителей необходимо детально анализировать. С точки зрения их необходимости, правильности выполнения и продолжительности. Не следует упрощать записи, т.е. не делать только записи категорий времени, а записывать конкретные затраты времени.
Все замечания, возникающие в процессе наблюдения, характеризующие те или иные организационно-технические недостатки, отклонения от нормальных условий труда и т.п., а также пояснения к отдельным наблюдениям заносятся в наблюдательный лист фотокарты.
3) Обработка данных наблюдений. После проведения наблюдений полученные данные подвергаются соответствующей обработке в следующем порядке:
1. Вычисляется продолжительность затрат времени по каждому элементу наблюдения;
2. Определяются категории затрат времени и проставляется условное-обозначение (индекс) согласно классификации, ОП – время выполнения оперативной работы, ПЗ – время подготовительно-заключительной работы, ОТЛ – время на отдых и личные надобности, НТД – потери из-за нарушения дисциплины и т.п. Индексы обозначений наблюдатель может выбрать по своему усмотрению, либо использовать принятые в организации варианты.
3. Группируются одноименные затраты (по соответствующим категориям) времени с указанием их продолжительности и повторяемости в течение периода наблюдения. Сумма затрат времени по категориям должна равняться общей продолжительности наблюдения;
4. Составляется фактический баланс, показывающий использование рабочего времени в течение периода наблюдений. Баланс составляется путем суммирования продолжительности затрат по одинаковым индексам и определения процентного отношения каждой категории затрат к общей продолжительности наблюдения.
Процентное отношение каждой категории затрат времени к общей продолжительности наблюдения определяется по формуле:
Пр – процентное отношение затрат времени к общей продолжительности наблюдения;
Тк - продолжительность данной категории затрат времени;
Тн – продолжительность наблюдения.
Анализ результатов наблюдений и проектирование рационального процесса труда. Данные фотографии подвергаются всестороннему анализу. Анализ позволяет детально выявить степень использования рабочего времени, возможное сокращение времени по отдельным категориям затрат, устранить выявленные потери и непроизводительные затраты и на основании этого разработать конкретные организационно-технические мероприятия обеспечивающее дальнейшее повышение производительности труда.
Анализ результатов наблюдений начинается с установления необходимости и рациональности выполнения отдельных элементов работы. В процессе анализа определяется характеристика использования рабочего времени в течение всего периода наблюдения, а также по отдельным категориям затрат. Каждый вид затрат времени анализируется с точки зрения возможного сокращения продолжительности или полного его устранения. Затем выявляются размеры потерь рабочего времени по не зависящим от исполнителей причинам (перерывы организационно – технического характера), и по зависящим от самих исполнителей (в результате нарушения ими трудовой дисциплины. Также определяются размеры времени выполнения непроизводительной работы.
Особое внимание обращается на выявление скрытых потерь рабочего времени. В частности, должны быть изучены потери, связанные с неудовлетворительным использованием оборудования, инструментов, а также организацией и обслуживанием рабочего места.
На основе анализа каждой категории затрат времени фактического баланса разрабатывается нормальный баланс рабочего времени, представляющий собой проектируемые затраты времени, необходимые для выполнения данной работы.
Нормальный баланс составляется в целях проверки существующих или разработки новых нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, отдыха и личных надобностей.
При разработке нормального баланса рабочего времени все затраты, вошедшие в фактический баланс, анализируются с точки зрения необходимости их для нормальной работы, а также их продолжительности. В нормальный баланс включают только те затраты, которые необходимо производить в условиях правильной организации рабочего места при эффективном использовании технических параметров оборудования, применении прогрессивной технологии и рациональной организации труда.
Время на работы, не обусловленные выполнением производственного задания, и время перерывов, вызванных нарушением нормального производственного процесса и трудовой дисциплины, в нормальный баланс не включается. Они являются резервами увеличения оперативного времени.
Величины проектируемых затрат времени на подготовительно-заключительные работы, обслуживания рабочего места, на отдых и личные надобности устанавливаются на основании действующих нормативов. Перерывы, обусловленные установленной технологией и организацией производственного процесса, проектируются на основании технологических инструкций и регламентов работы. По тем видам затрат времени, где нет нормативов и технологических инструкций (регламентов), величины проектируемых затрат времени определяются по результатам ранее проведенных фотографий лучших сотрудников, путем вычитания из фактических затрат устранимых потерь и нерациональных затрат времени. Нормальный баланс рабочего времени, как и фактический баланс, составляется в абсолютных величинах и в процентном выражении.
Фактический и нормальный балансы рабочего времени составляются в виде таблицы или же в виде графиков, примерное изображение которых показано ниже:
Примерный график фактического и нормального балансов рабочего времени
Возможное сокращение времени по отдельным категориям производительных затрат определяется как разность между фактическими затратами, полученными при фотографии рабочего времени, и их проектируемой величиной.
Завершающим этапом анализа результатов наблюдения является комплекс мероприятий по устранению потерь рабочего времени и перепроектированию трудового процесса.
Для того, чтобы облегчить проведение наблюдений и анализ их результатов можно воспользоваться результатами видеосъемки рабочих мест, а в случае белых воротничков, программами по учету рабочего времени.
Фотография рабочего времени позволяет улучшить организацию труда, ликвидировать явные или скрытые потери рабочего времени, снизить затраты вспомогательного времени, а также усовершенствовать технологию производства (или рабочего процесса).
