Активный перевод сотрудников на удаленный режим работы остро поднял вопрос о мониторинге рабочего времени офисных сотрудников. В связи с этим актуальность систем учёта рабочего времени значительно возросла. Многие участники нашего тренинга «Школа нормировщика» отмечают, что такие программы повышают продуктивность работников и дисциплинируют их, позволяют выявить затраты времени на выполнения заданий и потери рабочего времени. Поэтому мы решили сделать небольшой обзор систем учета рабочего времени, чтобы облегчить выбор работодателю.
Принцип работы всех подобных систем примерно одинаковый. В большинстве программы-агенты умеют отслеживать действия сотрудников и события на их компьютерах, контролировать рабочий график, подсчитывать время на выполнение рабочих (типовых) операций, разделять активность персонала и многое другое. Однако существуют различные вариации таких систем учёта рабочего времени (УРВ), которые отличаются набором встроенных функций.
Программы-кейлоггеры (англ. “keylogger”) отслеживают, перехватывают нажатие клавиш на компьютере. Сервисы Hubstaff, Interguard, Work Examiner обладают такой функцией.
Отдельно выделяют программы, которые имеют возможность наблюдать за всеми сотрудниками в реальном времени. Например, система контроля Kickidler, позволяет вести онлайн трансляцию и записывать экран сотрудника, просматривать рабочие столы сотрудников в онлайн. Это удобно компаниям, офисы которых расположены в разных городах. Недостаток такой системы в том, что необходим достаточно большой объем памяти для хранения данных (до 1,2ГБ/1чел.). Опция хранения информации на компьютере сотрудника представлена в программах Mipko, StaffCop Standart. Программа “Стахановец” позволяет подключиться в любой момент к рабочему столу выбранного компьютера и проследить, чем занят конкретный сотрудник. Она собирает максимальный объем данных о действиях персонала и предлагает использовать для их анализа отчёты. Аналогичным образом действуют системы StaffCop Standart и Lanagent. Правда, используя эти программы требуется много времени, чтобы проанализировать огромный объём информации и нет понимания, кому поручить эти функции службе безопасности или нанимать специального человека.
ActiveTrack, Hubstaff и Yaware позволяет делать скриншоты в заданный период времени и собирать информацию с рабочих столов. Ограничением перечисленных программ, опять же, является необходимость иметь достаточно места на диске для хранения информации.
Благодаря таким продуктам как CrocoTime, BitCop, WorkTime Monitor, Yaware можно хранить минимум данных и размещать их в облаке. Также они способны определять активность сотрудника (продуктивная, непродуктивная и нейтральная), формировать отчёт, по которому можно проанализировать затраченное время. Перечисленные программы просты в использовании, не передают конфиденциальную информацию, но такие программы легко обмануть, симулируя активность, чему вскоре и могут научиться смышленые сотрудники.
Для небольших компаний, у которых отсутствует сервер или системный администратор подойдут программы Mipko (Employee Monitor) и NeoSpy, они удобны в использовании, их легко установить.
В Татарстане, например активно используют программу Дисциплина (Disciplina), которая подсчитывает общее время работы, перерывы, также распределяет активность и сайты на непродуктивную и относящуюся к работе, даёт оценку продуктивности работника. То же выполняет и программа ОфисМетрика. Интеллектуальный анализ поведения предлагает программа СпрутМонитор.
За кадром остались программы, которые предпочитают службы доставки, они сейчас актуальны как никогда, это GPS-трекеры, например, Mobile Spy позволяет получить подробную статистику перемещений. Также статистику перемещений можно получить у провайдера корпоративной мобильной связи.
Все упомянутые программы имеют схожий функционал и принцип работы, на какой остановиться решаете Вы. Выбор за Вами. В таблице ниже представлен сравнительный анализ перечисленного софта:
Таблица 1. “Обзор опций систем учёта рабочего времени”
Необходимо помнить, что согласно нашему трудовому законодательству перед тем, как начать использовать подобные программы, работодатель должен поставить сотрудника в известность и ознакомить его с этой новостью под роспись. В дальнейшем с этим фактом также следует знакомить принимаемых на работу новичков.
Для этого можно внести условие о возможности использования работодателем системы учета времени в трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, также надо издать приказ о внедрении системы учета рабочего времени и ознакомить с ним работников.
Кроме того, не следует забывать и о правилах успешного внедрения изменений. Естественно, любая система контроля воспринимается человеком в штыки, особенно если результатом такого контроля становятся штрафы и наказания. Поэтому необходимо подробно разъяснить сотрудникам причины, побудившие работодателя ввести подобный мониторинг, а также действия, которые он собирается предпринять при выявлении потерь рабочего времени. Можно честно признаться, например, что переход на удаленную работу требует новой системы учета рабочего времени и контроля за информационными ресурсами организации. Надо подробно разъяснить, что по итогам анализа расходования рабочего времени могут быть пересмотрены отдельные процессы и организация труда, загрузка персонала, причем не только в строну ее увеличения, а напротив, могут быть выявлены случаи, когда работник перегружен и часть его обязанностей должна быть делегирована коллегам. Неплохо, если сотрудники смогут познакомиться с возможностями программы, узнают, какие еще компании пользуются такой системой или подобной ей.
И хочется закончить словами Т.Рузвельта:
“Наилучший руководитель – тот, кто обладает достаточным чутьем, чтобы выбрать подходящих людей, способных выполнить нужную работу, и достаточной сдержанностью, чтобы не путаться у них под ногами, пока они ее выполняют.”
