Автор – Бодрова О.А, к.э.н., консультант по управлению.
Еще месяц назад мы мало задумывались о том, как пандемия может повлиять на эффективность нашей работы. Сейчас большинство офисных работников перешли на удаленный формат работы – и это гораздо бОльшее благо, чем остаться «не у дел». Однако, не все компании смогли быстро перестроиться. Оставим в стороне правовые вопросы, обратимся к процессу организации дистанционной работы.
Сам формат дистанционной работы существует давно и привычен для многих – фрилансеров, дизайнеров, журналистов, программистов. Прогрессивные компании уже давно работают в составе территориально распределенных команд – сотрудники находятся не только в разных городах, но и в разных странах, и в разных часовых поясах. Почему же столь удобный формат не стал повсеместным – хотя можно было бы экономить на аренде офиса, административных расходах, канцелярии?
Прежде всего, для организации удаленной работы нужна ИТ инфраструктура – собственная или облачная. Собственную организовать непросто и дорого, против облачной часто выступает отдел безопасности. Также, не часто единая платформа, ресурс или облако может включать в себя все возможности, которые нужны той или иной компании, а значит – решения необходимо интегрировать – это вторая проблема. Третья – сотрудников нужно обучить пользоваться всеми техническими чудесами, да так, чтобы они сумели самостоятельно решать стандартные технические проблемы с компьютерной техникой и приложениями.
Однако, гораздо сложнее приходится руководителям – необходимо научиться ставить задачи, организовать работу и контролировать ее выполнение силами своих сотрудников, а также мотивировать их, налаживать коммуникации и обмен данными со смежными подразделениями. Несмотря на кажущуюся простоту задачи, на практике сделать это не так легко.
Как же приступить к этой задаче? Если разобраться, на работе мы чаще всего выполняем 2 типа задач – процессные и проектные. Процессы – это то, что мы делаем всегда – принимаем и увольняем сотрудников, начисляем зарплату, проводим платежи в банк. Процессные задачи привычнее и выполнять их дистанционно проще – прежде всего нужна автоматизация этих процессов.
Проектные задачи зависят от наличия внутренних или внешних проектов или «планов мероприятий» - цель может быть достигнута только в результате выполнения цепочки последовательных дел. Чаще всего таких проектов в каждом подразделении несколько и все они пересекаются между собой. Разобраться в таком клубке информации непросто даже в офисе, а дистанционно – тем более.
Если есть время подготовиться к внедрению дистанционной работы, то для ее успешной организации прежде всего необходимо разработать простейшую модель управления проектами – пусть проекты будут совсем небольшими, здесь главное – четкая последовательность этапов: планирование, организация, контроль. Далее, переходим к обсуждению, как лучше организовать работу и автоматизировать ее.
О том, как лучше организовать проектную модель и перейти на дистанционный формат работы – обсудим на вебинарах.