1.Проанализируйте прирост год к году, объясните, какие именно факторы повлияли на изменение каждой из статей расходов. Например, в бюджете ФОТ сумма по отношению к факту возросла из-за создания новых подразделений, либо сократилась по причине оптимизации персонала. Также фонд оплаты мог измениться благодаря индексации и точечному повышению зарплат. Есть и другие факторы, влияющие на ФОТ. Затраты на обучение изменяются, как правило, из-за роста стоимости услуг провайдеров, а также из-за изменения количества часов обучения. И так далее по каждой статье HR-расходов.
Визуализируйте результаты анализа в виде каскадной диаграммы. Также визуализируйте в этой форме причины изменения численности.
2.Подготовьте к бюджету на обучение подробный анализ потребностей в обучении, который подтверждает необходимость бюджетирования средств на заложенные программы. Это могут быть результаты оценки персонала, отраслевые тренды, прогнозы экспертов, законодательство, обязывающее проходить обучение и т.п. Совсем хорошо, если удастся рассчитать ROI хотя бы некоторых тренингов, где легко определить доход от обучения. Это произведет благоприятное впечатление на оппонентов. Постарайтесь, по возможности, изложить свои находки кратко в табличной форме, а не в «портянке» на 50 страниц. Особые детали расскажете на защите, если спросят.
3.Посмотрите на соотношение HR-расходов и др бизнес-показателей. Например, найдите долю ФОТ в себестоимости, долю HR-расходов в операционных расходах компании, рассчитайте прибыль или выручку на 1 чел, а также на 1 рубль HR-расходов. Чтобы оценить полученный уровень показателей, изучите их динамику за прошлые периоды, сравните полученные значения с отраслевыми нормативами или бенчмарками. Результат сравнения, кончено же, должен быть в вашу пользу. К примеру, ваши затраты на персонал могли вырасти, однако выручка на рубль этих затрат или на 1 чел у вас выше, чем у конкурентов, значит, мы можем говорить, что компания не зря вкладывается в персонал.
4.Проверьте есть ли связь между показателями HR-бюджета и бизнес-показателями и какой характер она носит. Например, в последние три года вы активно вкладывались в обучение торгового персонала, при этом показатель удовлетворённости клиентов и выручка увеличивались. Это хороший знак:) Или прибыль организации сокращалась, и пропорционально сокращалась численность компании, значит вы в тренде событий.
5.Проанализируйте, что происходило с эффективностью работы HR-службы и результативностью персонала в прошлые периоды при увеличении/снижении отдельных статей HR-расходов и их общей суммы. О чем говорит изменение данных показателей? Подтверждает ли оно необходимость снижения/увеличения расходов на персонал? Например, расходы на персонал росли - повышались вовлеченность и результативность работников, или увеличивалась зарплата - возрастала и производительность труда.
6.Изучите данные опросов сотрудников. Подтверждают ли они необходимость снижения/увеличения расходов на персонал? К примеру, в опросах работники постоянно отмечают плохие управленческие навыки руководства, и вы как раз собираетесь обучить менеджеров управленческому мастерству. Тогда ваши затраты на этот тренинг будут оправданы. Или сотрудники жалуются на отсутствие какой-либо льготы, вот вы и решили ее предложить. Полезными здесь будут и исследования рынка, если удастся найти релевантные.
Словом, ваша картина при защите HR-бюджета должна быть полной, но понятной и лаконичной и, конечно, говорить в вашу пользу.