Свой среди своих: как провести адаптацию персонала эффективно

2500x937_adaptacia

24–25 апреля в Meeting Point «Белые Сады» прошел II Всероссийский форум «АДАПТАЦИЯ ПЕРСОНАЛА — 2019».

В рамках марафона проектов в стиле PECHA KUCHA спикеры представили короткие кейсы в формате «проблема — решение — результат».

Подробнее остановимся на нескольких из них.

Елизавета Король, HR Generalist Eurasia Hub Colgate-Palmolive Company, поделилась с участниками форума, как поддержать топ-менеджеров в первые 90 дней в новой должности ирассказала о трех составляющих программы адаптации.

  1. Taking Charge Strategy — формирование плана действий при вступлении в новую должность.
  2. Getting to Know Your Leadership Team — процедура знакомства с командой подчиненных.
  3. Building Your Network — построение профессионального нетворкинга.

NF4A6251

 На первом этапе внутренний коуч (HR) предлагает топ-менеджеру лист вопросов для самооценки (оценка умения устанавливать рабочие взаимоотношения, создавать управленческую команду с общим видением и ожиданиями, изучение бизнеса и достижение соглашения о целях).

— В течение 2 часов коуч и топ-менеджер проводят анализ результатов. Топ-менеджер формирует план действий на первые три месяца на основании проведенного анализа, внутренний коуч дополняет, — пояснила Елизавета.

Далее топ делится своим планом с дивизиональным руководством и согласует совместные действия на ближайшее время. Каждый месяц проходит follow-up прогресса.

На втором этапе команда встречается с внутренним фасилитатором (HR) и отвечает на его вопросы (что мы хотим узнать о .., что нас беспокоит в том, что … стал нашим менеджером, и т. д.), фасилитатор записывает и анализирует ответы. Затем новый руководитель отвечает на вопросы команды и делится своим видением ведения бизнеса.

К нетворкингу в компании Colgate-Palmolive Company тоже подходят основательно: HR и GM формируют список людей, с которыми топ-менеджеру необходимо познакомиться, информируя его о том, что он должен получить от каждого. Топ-менеджер проводит встречи и дополняет свой план действий из пункта 1.

NF4A5684

Анна Кузютина, руководитель группы адаптации Яндекса, показала на примере своего кейса, как перестроить систему адаптации в период бурного роста организации: в Яндексе появились более 100 профессий, новые бизнесы и сервисы. В связи с этим в компании произошла перезагрузка системы адаптации. Перед командой стояла цель создать единое представление о культуре у новичков и добиться их быстрого вхождения в рабочие задачи и роли. Организацию процесса перезагрузки необходимо было реализовать минимальными ресурсами.

Все эти цели успешно закрыли в Яндексе без значимого увеличения штата HR: систему поддерживают 5 специалистов по адаптации с помощью кадровой службы и технической поддержки при участии рекрутеров, HR-партнеров и руководителей.

— Наша миссия сделать счастливыми как клиентов, так и сотрудников. Новичку важно стать «яндексоидом» — погрузиться в культуру и атмосферу компании. — Говорит Анна. — Благодаря нашим активностям мы повысили эффективность процессов и ввели новые правила игры. Проработали боли и возражения, решили проблему хаоса, рождающей проблему, когда сотрудник нужен завтра, а ноутбук и место не готово.

Быстрому погружению в свою профессию помогли курс молодого бойца и карта адаптации.

Для вовлечения в культуру придумали следующие активности для новичков:

  • брендированные вещи и книга с известными первыми лицами компании в подарок;
  • встреча с топ-менеджерами;
  • квест и экскурсии по офису;
  • поддержка в течение всего испытательного срока (опросы и встречи с адаптантом).

Юлия Маруева, директор по персоналу Nielsen, подняла в своем выступлении тему адаптационного периода сотрудников после релокации.

Основная идея компании — вырастить таланты не только для себя, но и для глобальной компании.
Релокация является одной из возможностей карьерного роста, ведь жизнь сотрудника в новой экосистеме с другой культурой и языком прокачивает его экспертизу и гибкие навыки. Короткие и длинные релокации поддерживаются не только компенсационным пакетом, но и обучением со стороны лидеров. К каждому перемещенному коллеге прикрепляют наставника с похожим опытом, который способен поддержать в сложных ситуациях разной межкультурной коммуникации.

Именно отделы по работе с персоналом разных стран обсуждают удаленно нужды международных офисов в кадрах и возможность их удовлетворения.

Например, довольно большое количество сотрудников на пред-менеджерских позициях был отправлены в разные страны для получения опыта, чтобы после возращения занять позиции менеджеров и руководителей групп. Похожий путь проходят кандидаты на руководящие должности. Юлия пояснила:

— Нашего сотрудника отправили в офис Казахстана в качестве управляющего директора, — рассказывает Юлия,  — после этого он провел пару лет в качестве директора по работе с клиентами и продажам в Австрии. На данный момент является директором одного из бизнес-направлений Nielsen Россия. Релокация позволяет получить опыт руководителя быстрее, чем в своей стране, что в дальнейшем дает больше возможностей стать топом на родине.

Лидерство и управление результативностью новичков с опорой на наставничество является распространенной практикой работодателей. Участники задавали много вопросов в этой части мероприятия и рассмотрели следующие аспекты темы:

  • как выбрать грамотного наставника для адаптантов и увлечь его идеей передачи опыта;
  • почему наставники не хотят быть наставниками;
  • как заинтересовать наставника в передаче знаний;
  • какова оптимальная длительность программ наставничества.

О своих наработках так же рассказали Мила Волкова, директор по талантам «Делойт», СНГ, Игорь Совык, заместитель директора Департамента управления персоналом «ОСК», Татьяна Загвоздкина, руководитель направления «Отдел методологии оценки и карьеры» Сбербанка, Анна Степанова, Руководитель направления по работе с молодыми специалистами, «ИНГОССТРАХ».

На следующий день в рамках третьей сессии спикеры поделились практикой формирования положительного опыта сотрудника при помощи цифровых инструментов.

Александр Макаров, Head of Learning and Development Department IDS BORJOMI RUSSIA, раскрыл секрет, как повысить качество адаптации с помощью диджитал-решений.

— В первую очередь мы используем практику менеджеров по продажам — делаем диагностику и изучаем новичков, чтобы выявить их боли и потребности, чтобы минимизировать текучесть кадров. Благодаря этому мы точнее настроили свой прицел задач. Оказалось, новички ходили не на все программы, которые мы проводили, и просто увольнялись без понимания своих задач и возможностей роста в компании. Тогда мы создали онлайн-систему по продвижению сотрудника в программе адаптации, — отмечает спикер.

Инструмент диагностики качества адаптации онлайн выглядит так: новичок заходит на сайт через телефон и там отмечает те задачи, которые выполнил.  На этом этапе у HR появляется две метрики: первая — анализ эффективности выполнения функциональных задач, а вторая — оценка понимания сотрудником системы работы. При сопоставлении этих данных можно увидеть ошибки HR в адаптации и пробелы в знаниях сотрудника и понять, какие курсы сотруднику необходимо назначить дополнительно. После проходит серия тестов и прозвон сотрудника вживую.

Эти действия помогают уменьшить количество ошибок, сократить текучку в компании, держать руку на пульсе в отношении эмоционального состояния сотрудника, увидеть, что он умеет, а с чем испытывает трудности, как меняется его поведение в зависимости от прохождения адаптации. Это способствует продвижению сотрудника по карьерной лестнице.

Комплекс диджитал-решений для адаптации используют в компании КРОК. В рамках мастер-класса «Как разработать систему адаптации с нуля?» спикеры Елена Попкова, руководитель корпоративного университета КРОК, и Евгения Сотникова, ведущий HR-менеджер КРОК, дали участникам мероприятия пошаговое руководство внедрения.

Чат-бот в Telegram и направляющие видео-ролики помогают новому сотруднику разобраться во внутренней инфраструктуре компании: узнать, где находятся столовая и парковка, как оформить больничный, что включает в себя страховка и т.д.

На второй неделе новичок встречается с наставником На этом этапе важной составляющей оценки эффективности онбординга является настроение сотрудника. После испытательного срока новый коллега обучается на адаптационных семинарах в очном или онлайн-формате и попадает в общий для всех сотрудников корпоративный бот.

Чтобы внедрить такую систему спикеры советуют, внедрять на каждом этапе Digital-инструменты (чат-бот, сбор обратной связи, рассылки), провести обучение новичка дизайн-мышлению, вовлечь в офлайн-мероприятия и коммуникацию с командой.

— Не стоит внедрять все digital-инструменты только из-за моды. Они нужны лишь в той задаче, где без них не обойтись. А вот реальные пробелы в процессе адаптации можно выявить с помощью проблемного интервью. Лучше все ответы записать и проанализировать, чтобы понять уровень эффективности своих действий, — пояснила Евгения.

NF4A7071

Инсайты, готовые чек-листы и приемы — все это делегаты из разных городов теперь внедрят в своей компании. Самый главный эффект, который ежегодно оценивают гости мероприятия, — это гигантский заряд энергии и вдохновения, нетворкинг и обмен своими наработками с коллегами со всей России. Это невидимая сила обмена знаниями, которую пока сложно передать онлайн.

По итогам II Всероссийского форума «АДАПТАЦИЯ ПЕРСОНАЛА — 2019» участники назвали топ-3 лучших спикеров:

  1. Анна Кузютина, руководитель группы адаптации, Яндекс.
  2. Евгения Сотникова, ведущий HR-менеджер и Елена Попкова, руководитель корпоративного университета КРОК.
  3. Елена Войцеховская, старший менеджер обучающих программ «Лаборатория Касперского».

Организатор компания «Люди и Коммуникации» выражает благодарность:

  • MEETING POINT за предоставленную площадку;
  • компании Eventicious за отличное мобильное приложение для нетворкинга на конференции;
  • модераторам мероприятия за помощь в проведении события и создании продуктивной атмосферы;
  • информационным партнерам за помощь в поддержке проекта;
  • спикерам и делегатам форума за обмен опытом и заинтересованность в повышении профессиональных компетенций специалистов в сфере работы с молодежью в компаниях России.

Ждем вас на осеннем митапе «АДАПТАЦИЯ ПЕРСОНАЛА — 2019».